Las 5 S en el departamento de almacén. Aprender a aplicar las 5 S
El porqué de las 5 s
Las 5 s no pretenden otra cosa que mejorar la productividad, es decir, la eficiencia en cada puesto de trabajo. No es una simple cuestión de orden y limpieza.
Todos aplicamos las 5 s sin darnos cuenta en nuestro ámbito personal. A todos nos gusta tener un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
Por ejemplo: la falta de las 5s se nota enseguida en una casa cuando vienen los niños. Entonces mantener las 5s en el interior del hogar se hace una tarea casi imposible.
Aplicar las 5s es el primer paso que debe darse dentro de lo que llamamos “Mejora continua”.
Origen:Japón
Destino: El resto del mundo
(Seiri) Clasificar.
(Seiton) Orden.
(Seiso) Limpieza.
(Seiketsu) Limpieza Estandarizada.
(Shitsuke) Disciplina.
¿Qué son las 5 s?
Las 5 s son 5 palabras de origen japonés que empiezan por la letra “s”. Surgen después de la segunda Guerra Mundial de la mano de W. E. Deming y no son sino un método de trabajo. Es decir, una forma de trabajar que debe ser estándar para toda la empresa.
Este método, de aplicación rápida y sencilla, consigue alcanzar el máximo de eficiencia en los puestos de trabajo, lo que redunda en calidad más elevada, menores costos, entregas fiables, etc.
No es una simple cuestión de Organización, Orden y Limpieza, el objetivo principal de las 5 S es eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente. Consecuencia: mayor higiene y seguridad en los procesos productivos.
Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje hasta el escritorio de una secretaria administrativa.
No tiene más.
Ni menos.
Un paso fundamental ANTES de aplicar las 5s en su almacén es el siguiente: ANTES DE EMPEZAR HAGA FOTOS DE TODO LO QUE PUEDA. CUANTO PEOR Y MÁS SUCIO SEA EL RINCÓN QUE FOTOGRAFÍE MEJOR. FOTOGRAFÍELO TODO EN DETALLE Y SOBRE TODO HAGA FOTOS GENERALES EN DONDE SE VEAN ESCENARIOS Y PUESTOS DE TRABAJO, CON PRINCIPAL ATENCIÓN A LOS DE MAYOR FRECUENCIA DE USO.
Si no lo hace no podrá demostrar ni a sí mismo ni a los demás (Dirección y Operarios) los avances que las 5s provocan en su almacén. El éxito de su proyecto de 5s puede depender de esto.
1ª “S” - (Seiri) Clasificar
Clasificar consiste en eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor. Por ejemplo, como todo el mundo sabe que en el almacén a los artículos les salen patas que provocan desplazamientos de los artículos sin intervención humana. En todo almacén desordenado que se precie siempre hay una estantería de uso frecuente por parte de los operarios, llena hasta los topes con artículos de estas características. Si pregunta usted, a buen seguro que NADIE las ha puesto allí. Pero allí están. ¿Cómo es posible? Porque a esos artículos que no estaban allí les salieron patas y se desplazaron solos. ¿Qué debemos hacer para aplicar Seiri a esta estantería?
1. Clasificar/separar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario. ¿Cómo? Muy sencillo amigos. Aplicando la “Regla del Porsi”. Escogemos de entre todos al operario más veterano. Nos lo llevamos frente a la estantería que queramos clasificar. Señalamos con el dedo un elemento de esa estantería y formulamos la siguiente pregunta: ¿Esto para qué es? Si la respuesta empieza por: “Eso es por si ((…)” No se lo piense, ese artículo es innecesario. Pero si además la respuesta viene acompañada de la coletilla “alguna vez”, “eso es por si alguna vez (…)”. No se lo piense amigo, me atrevo a aventurar que eso es directamente BASURA. El resto de elementos, que curiosamente verá usted que son los menos, son los realmente necesarios.
2. Mantener lo que necesitamos y eliminar lo que no. Siguiendo los criterios de la regla anterior, la “Regla del Porsi”
3. Recolocar los elementos que ya hemos clasificado de necesarios de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de uso con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.
4. Organizar las máquinas y herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar en el menor tiempo posible. Por ejemplo si tenemos que pesar determinados elementos del almacén como rutina diaria y estos elementos son pesados y requieren de una transpaleta manual para su traslado, NO DECIDIREMOS que el lugar adecuado para dejar la transpaleta manual cuando no se use está a 400 metros de la báscula de pesaje. O por ejemplo: si el retractilado con film estirable de los palés requiere un sellado final con precinto, NO COLOCAREMOS la herramienta precintadora y el precinto en lo más alto de la más alta estantería, sino junto a la máquina retractiladora. Exactamente igual que los recambios de film.
5. Eliminar elementos que afectan al funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averías.
6. Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretación o de actuación. Como esos carteles que quedan en las paredes durante años y que nos dan indicaciones de unidades de embalaje completamente en desuso de clientes que ya no trabajan con nosotros.
Para implantar SEIRI se siguen los siguientes pasos:
Identificar elementos innecesarios
Registro de elementos innecesarios. MUY IMPORTANTE. Hacer una lista con aquéllos elementos que son innecesarios.
Hacer uso de las tarjetas de color. En internet encontrarás multitud de formatos de tarjetas de colores rojo, amarillo, etc. (lo habitual es usar sólo el rojo) que puedes utilizar para identificar los diferentes grados de utilidad de algunos elementos y la decisión que sobre ellos se ha tomado. Una tarjeta roja debe recopilar como mínimo los siguientes datos: fecha, nombre del artículo, cantidad, localización, razón o motivo, nombre del que realiza la tarjeta, decisión que se toma con el elemento, fecha de cumplimiento de esta decisión y valor de la referencia si se conoce.
Plan de acción para cada problema para retirar los elementos innecesarios. Un plan de acción es un listado que debe recoger:
La descripción del problema.
Las acciones que se vana tomar para su resolución.
Responsable/s asignados para llevar a cabo dichas acciones.
Porcentaje de evolución de resolución del problema:
25% - problema definido
50% - acción a tomar definida y responsables asignados
75% - acción en marcha
100% - problema resuelto
Fecha inicio, fecha prevista de fin del problema, fecha real de fin de problema.
Al implantar Seiri se obtiene una clara mejora en el control visual de los elementos de trabajo, materiales en proceso y producto final. Mejora el flujo suave de los procesos y esto se logra gracias al control visual. La calidad del producto se mejora ya que los controles visuales ayudan a prevenir los defectos. Es más fácil identificar las áreas o sitios de trabajo con riesgo potencial de accidente laboral, el personal de oficina puede mejorar la productividad en el uso del tiempo.
2ª “S” - (Seiton) Orden
Ordenar significa tener un sitio para cada cosa y que cada cosa esté en su sitio. Los elementos que hemos clasificado de “necesarios” hay que organizarlos. El objetivo último es poder encontrarlos con facilidad.
Identificar cada sitio asignado a cada elemento usado en el trabajo diario para facilitar su acceso y retorno. Una vez asignado el lugar correcto para la precintadora colocar un cartel en ese sito que ponga “precintadora”.
Lo mismo para los elementos que se emplean con poca frecuencia.
Debemos ubicar en un lugar adecuado que no entorpezca la actividad diaria todo aquello que no se usará en el futuro. Por adecuado se entiende un lugar que tengamos controlado pero no en primera línea de trabajo, es decir, NO con los productos de alta rotación por ejemplo. Si tenemos almacén de obsoletos ése es un buen lugar.
En los lugares que se considere necesario (como las máquinas) podemos mejorar el entorno con ayudas visuales que faciliten la identificación de los elementos. Zonas de baterías, ubicaciones de las transpaletas manuales o las carretillas, agua destilada, escaleras, etc. Fotos que indiquen los pasos a seguir para el llenado de la batería y cosas así.
Para implantar Seiton:
Debemos identificar cada ubicación. Cada lugar asignado, cada mesa, cada impresora, cada elemento fijo en el suelo, máquinas, estanterías, taquillas, toda posición de estos elementos y demás elementos de esta naturaleza deberán estar marcadas en el suelo con líneas amarillas que delimiten su ubicación. Si tenemos ubicaciones fijas en las estanterías para determinados elementos debe estar identificadas con carteles también.
Debemos ubicar cada cosa en su sitio y preocuparnos de que todos sepan qué sitios son.
Codificación por colores. Las zonas pueden delimitarse con líneas en el suelo como hemos comentado antes y dichas líneas en ocasiones (si la normativa lo permite) pueden marcarse con diferentes colores.
Identificar los colores, es decir, que todo el mundo sepa qué significa cada color.
3ª “S” - (Seiso) Limpieza.
En líneas generales significa eliminar con los medios adecuados en cada caso y a nuestro alcance, todos los focos de suciedad.
Recoger, y retirar lo que estorba.
Limpiar con un trapo o brocha.
Barrer.
Desengrasar con un producto homologado.
Cepillar, lijar y pintar si es preciso.
Rastrillar, aspirar.
Con SEISO se consiguen los siguientes beneficios:
Aumentar la vida útil del equipo e instalaciones.
Menor probabilidad de contraer enfermedades.
Menor número de accidentes.
Mejor aspecto en general.
Evitar mayores daños a la ecología.
Pasos de implantación:
Primera jornada de limpieza. Normalmente se hace en fines de semana a costa de horas extra porque suele ser muy costosa en tiempo y esfuerzo.
Planificar el mantenimiento de la limpieza. Esta es la parte más importante porque garantizará o no, su mantenimiento a lo largo del tiempo.
Preparar el manual de limpieza, con las normas y pasos a seguir intentando reflejar el nivel de limpieza que debemos alcanzar. No pida imposibles del estilo quiero ver mi cara reflejada en el suelo, nunca olvide que está usted en un almacén.
Preparar elementos para la limpieza. Si no equipamos adecuadamente a nuestros operarios NO LIMPIARÁN CORRECTAMENTE O SIMPLEMENTE NO LIMPIARÁN.
Implantación de la limpieza. Recomiendo un plan de acción permanente identificando al máximo detalle posible, quién (nombre y apellidos) debe limpiar qué zona y qué día de la semana, a qué hora y con qué frecuencia. Recomiendo siempre que sea posible a primera hora, antes que la vorágine del trabajo sirva como excusa para saltarse la tarea.
4ª “S” – (SEIKETSU) Limpieza estandarizada.
Estandarizar es preservar altos los niveles alcanzados de organización, orden y limpieza. Esto se consigue asignando trabajos y responsabilidades. Integrando las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina.
En resumen:
¡MANTENER CONSTANTEMENTE EL ESTADO DE ORDEN, LIMPIEZA E HIGIENE DE NUESTRO SITIO DE TRABAJO!
¿COMO?
Supervise que se está limpiando con la regularidad establecida.
Haga que su personal mantenga todo en su sitio y en orden. Mientras se trabaja es normal cierto nivel de desorden, pero en cuanto la tarea termina debe quedar todo recogido conforme a Seiri y Seiton.
Establezca procedimientos y planes de acción para mantener el orden y Limpieza. Un buen sistema es hacer que quien estropea o ensucia sea el que luego debe arreglar y limpiar aquello que ensució. Si es un ensuciador misterioso, asigne zonas a personas sin más y lo estropee quién lo estropee pídale cuentas al responsable. El ensuciador misterioso desaparecerá igual de misteriosamente que apareció y a corto plazo.
EJECUCIÓN DE LA ESTANDARIZACIÓN
En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la practica de las tres primeras “S”.
Con la repetición se Crean los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones. Se estabiliza el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas anteriores.
Otorgue cierta entidad a sus acciones y propuestas, convoque una reunión de las 5s para ratificar todo lo que se ha realizado y aprobado anteriormente. Haga participar a sus operarios, escuche sus ideas.
Haga un balance de esta etapa y una reflexión sobre los elementos encontrados para poder darle una solución. Insisto haga participar a sus operarios, escuche sus ideas.
Beneficios:
Si guarda el conocimiento producido durante años podrá valorar la evolución de su almacén gracias a las 5s. Recuerde las fotos que hizo usted de la situación inicial de su almacén. Si no realiza fotos del antes y el después no podrá hacerlo. Es ser humano olvida pronto y se acostumbra enseguida a lo bueno.
Se mejora el bienestar y el orgullo del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente.
Se evitan obstáculos por falta de orden y limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios.
5ª “S” – (Shitsuke) Disciplina
Beneficios:
Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa.
La disciplina es una forma de cambiar hábitos.
Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre compañeros.
La moral en el trabajo se incrementa.
Los niveles de calidad aumentan debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y normas establecidas.
El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada día.
En este punto de la disciplina déjeme que le dé un consejo. Disciplina es una palabra peligrosa si no se sabe aplicar. Disciplina hoy en día no tiene nada que ver con la disciplina que se aplicó en los manípulos de las legiones romanas. Sin embargo sin disciplina usted NO TIENE NADA.
Una buena forma para disciplinar hoy día es la “competición”. Si hace todo lo que ha leído en este artículo podrá permitirse hacer auditorías, o controles, de que todo se hace correctamente. Divida su personal en dos o más equipos, asígneles zonas diferentes del almacén para el cumplimiento de las 5s, establezca un sistema de evaluación que pueda usted plasmar por escrito, reúna a su personal, exponga este criterio de evaluación de forma que todos y todas lo compartan y luego evalúe. Por ejemplo, usted tiene dos equipos el equipo amarillo y el equipo azul:
AUDITORÍA REALIZADA POR: Fecha:
Zonas a auditar: Las correspondientes al equipo azul SEGÚN Lay Out del tablón 5s
LÍDER: XXXXXX
SE TACHA LA QUE CORRESPONDA
No respetado Respetado < 10% Respetado > 10% Respetado > 50% Respetado > 90%
ZONA 1 2 3 4 5
1 Pasillos despejados
1 Suelo limpio
1 Rayas del suelo visibles
1 Carteles bien colocados (la mercancía corresponde a lo que reseña el cartel)
1 Carteles legibles
1 Hojas de relleno de agua en baterías cumplimentada y actualizada
2 Pasillos despejados
2 Suelo limpio
2 Rayas del suelo visibles
2 Mercancía completamente dentro de la línea
Previamente en un Lay out (plano) usted habrá decidido qué zonas deben asignarse y auditarse al equipo azul. Valore cada cuadrado de este formulario y al final sume los puntos. El que más puntos obtenga gana. Felicite a los ganadores. Recalque a ganadores y no ganadores los puntos que hayan sacado menor puntuación para que sepan dónde deben hacer hincapié para la próxima auditoría. Ponga fecha a esa nueva auditoría y cúmplala. Todo el mundo querrá ser felicitado y se esforzará por ser el receptor de las felicitaciones la próxima vez trabajando en los puntos que les hayan salido más bajos de puntos. Parece una tontería pero si se sane llevar funciona.
Verá que no he puesto en ningún momento “reprenda a los que no ganen”. Mucho cuidado con esto porque puede usted causar la reacción contraria a la que desea. Y si audita usted mismo, sea justo, no atienda a favoritismo o perderá la confianza de los suyos en el sistema y perderán el interés ya que verán que hagan lo que hagan siempre gana “su favorito”. Una forma de evitar favoritismos es hacer que un equipo audite las zonas de otro. Que se auditen entre sí. De esta forma además ven con sus propios ojos qué hacen mejor los otros equipos y qué no hacen mejor.
Convoque reuniones de 5s y que todos expongan sus soluciones para determinados problemas de forma que otros las aprendan y apliquen.
Poner a la gente a competir de forma sana y saludable, sin fomentar las rivalidades, puede ser muy productivo para usted y su Compañía.
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